Choisir un cabinet d’enquête interne : grille de comparaison

Compétences et expérience des intervenants

La décision-cadre n° 2025-019 du Défenseur des droits cite comme prestataires possibles les cabinets de juristes, les psychologues du travail et les avocats. Elle recommande de s’assurer que les enquêteurs, ou au moins l’un d’entre eux lorsqu’une équipe intervient, ont une formation juridique solide et actualisée sur les discriminations au travail : harcèlement discriminatoire, harcèlement sexuel, harcèlement d’ambiance, aménagement de la charge de la preuve. Elle ajoute que des formations au recueil de la parole et aux techniques d’audition devraient être mises en place (recommandation 25). Avant de confier l’enquête à un prestataire externe, l’employeur doit s’enquérir des compétences juridiques des intervenants et de la méthodologie suivie (recommandation 26).

Ces recommandations visent la discrimination et le harcèlement sexuel. Pour un signalement de harcèlement moral, elles servent de repère, mais la transposition se discute avec votre conseil. Concrètement, demandez pour chaque intervenant :

Pour préparer la suite : ce que doit couvrir le devis.

• son parcours et sa fonction dans la mission (conduit les entretiens, analyse les pièces, signe le rapport) ;
• les formations suivies sur le harcèlement et les techniques d’audition, avec l’intitulé, l’organisme et la date ;
• le nombre et la nature des enquêtes déjà conduites sur des faits comparables, sans nom de client ;
• l’attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle en cours de validité.

Indépendance et conflits d’intérêts

Le Défenseur des droits recommande de faire appel à une personne extérieure au service dans lequel les faits se sont déroulés, capable d’apprécier les éléments avec distance et neutralité. Si la direction, ou le service habituellement chargé d’enquêter, est elle-même mise en cause, il recommande de confier l’enquête à un prestataire extérieur (recommandations 23 et 24). L’employeur doit s’assurer de l’absence de tout lien direct ou indirect, présent ou passé, entre les personnes concernées et l’enquêteur.

La décision-cadre donne un exemple tiré d’un dossier de la fonction publique : une enquêtrice qui travaillait avec la personne mise en cause depuis plusieurs années, la tutoyait et lui faisait la bise. Le Défenseur des droits a estimé que cette proximité pouvait mettre en doute son impartialité. Un lien de ce type se déclare avant le début de la mission.

Demandez au cabinet une déclaration écrite de ses liens : missions antérieures pour l’organisation ou ses dirigeants, clients communs, relations personnelles avec les personnes concernées. Faites-lui prendre l’engagement de vous signaler tout lien découvert après le début de la mission. De votre côté, n’exercez aucune pression sur l’enquêteur pour orienter sa conclusion (recommandation 20), et veillez à ce que la personne qui donne mandat ne soit pas elle-même visée par les faits.

Pour préparer la suite : Enquête interne indépendante : cadrer la mission après un signalement.

Conduite des auditions

Interrogez le cabinet sur la manière dont il procède, à partir des recommandations du Défenseur des droits :

Préciser le périmètre avant de lancer les entretiens.Être accompagné pour cadrer la mission

• Qui est entendu : la victime présumée, la personne mise en cause, les témoins pertinents, y compris indirects, et les supérieurs hiérarchiques directs. La personne mise en cause est entendue en dernier, et les témoins qu’elle cite peuvent l’être aussi, sous réserve de pertinence. Le choix des personnes doit pouvoir être expliqué (recommandation 27).
• Personne absente ou en arrêt maladie : l’audition est proposée malgré tout (recommandation 28).
• Posture : la décision-cadre déconseille la confrontation entre les personnes concernées, à cause des risques psychosociaux, ainsi que l’intimidation, la mise en doute et les questions orientées. Un questionnaire commun peut garantir que les mêmes questions sont posées à tous les témoins.
• Lieu et accompagnement : un lieu qui garantit la confidentialité, pas de café ni de bibliothèque ; une personne entendue peut être accompagnée d’un représentant du personnel ou d’un interprète, qui reste en retrait (recommandation 30).
• Comptes rendus : retranscription presque exhaustive, relue et signée par la personne entendue ; l’enregistrement est possible si elle en est informée (recommandation 33).
• Confidentialité : rappel écrit du devoir de confidentialité et attestation signée par les personnes entendues et par les enquêteurs (recommandation 19).

Livrables

Selon la recommandation 34, le rapport d’enquête expose les faits allégués et leur signalement, les mesures de protection mises en œuvre, les étapes de l’enquête, les difficultés rencontrées (refus d’audition, incohérences d’un témoignage), les éléments recueillis, les justifications de la personne mise en cause, les propositions de qualification juridique et les mesures de traitement proposées. Il doit rester objectif et mesuré : pas de jugement de valeur ni d’appréciation médicale.

Pour préparer la suite : Notre méthode de mise en relation et de cadrage.

Vérifiez aussi ce qui est prévu pour la restitution. La décision-cadre recommande qu’une synthèse soit communiquée à la victime présumée, sans l’identité des témoins ni le contenu de leurs témoignages (recommandation 38), et que le rapport soit conservé par l’employeur (recommandation 35). Demandez un plan commenté du rapport, ou un extrait réel caviardé et autorisé. Ne réclamez pas un document confidentiel d’un autre client.

Confidentialité et données

Un dossier d’enquête contient des données sensibles : faits, identités, parfois éléments de santé. Demandez comment elles sont transmises, qui y a accès, si des sous-traitants interviennent (transcription, interprétation, hébergement) et où le dossier est stocké. Faites préciser la durée de conservation, le traitement d’une demande d’accès, la procédure en cas d’incident et le sort des pièces à la fin du contrat.

La CNIL indique, pour les dispositifs d’alerte professionnelle, que l’accès aux données doit être réservé aux personnes chargées d’instruire l’alerte ou de décider des suites. L’application de ce référentiel à une enquête confiée à un prestataire se discute avec votre délégué à la protection des données ou votre conseil. La logique reste utile pour évaluer l’offre : une mention « conforme au RGPD » ne décrit aucune chaîne de traitement. Exigez les dispositions concrètes.

Pour préparer la suite : Mesures conservatoires pendant une enquête RH.

Grille de comparaison des offres

Pour chaque critère, demandez une preuve, pas une affirmation.

• Compétences : parcours des intervenants, formations suivies, enquêtes comparables déjà conduites.
• Indépendance : déclaration écrite de liens et engagement de signaler un conflit en cours de mission.
• Méthode : guide d’entretien, calendrier, traitement des contradictions et des pièces nouvelles.
• Comptes rendus : modèle type, relecture et signature par la personne entendue.
• Rapport : plan commenté ou extrait caviardé autorisé.
• Données : protocole d’accès, sous-traitants, hébergement, conservation.
• Assurance : attestation de responsabilité civile professionnelle.
• Budget : devis détaillé par poste, voir ce que doit couvrir le devis.

Évaluez ces critères avant de regarder le prix. Une réponse évasive sur l’un d’eux justifie une demande de précision écrite, ou l’écartement de l’offre.

Questions fréquentes