Prix d’une enquête interne : ce que doit couvrir le devis

Les postes d’un devis d’enquête interne

Demandez une ligne distincte, avec son temps ou son forfait, pour chacune de ces étapes.

• Cadrage du mandat : lecture du signalement, faits à examiner, personnes à entendre, calendrier.
• Préparation des auditions : guide d’entretien, convocations, choix du lieu. La décision-cadre du Défenseur des droits recommande un lieu qui garantit la confidentialité des échanges et écarte les cafés, les bibliothèques et les lieux de passage (recommandation 30).
• Conduite des auditions : durée prévue par entretien et nombre d’intervenants présents.
• Comptes rendus : le Défenseur des droits recommande une retranscription presque exhaustive, relue et signée par la personne entendue (recommandation 33). Vérifiez que la rédaction, la relecture et les corrections sont comprises.
• Analyse des pièces : courriels, messages, plannings, attestations, selon ce que vous pouvez mettre à disposition.
• Rapport : d’après la recommandation 34, il expose les faits allégués, les étapes de l’enquête, les difficultés rencontrées, les éléments recueillis, les explications de la personne mise en cause, des propositions de qualification juridique et des mesures. Vérifiez lesquels figurent au devis.
• Restitution : réunion avec le commanditaire, synthèse destinée à la personne qui a signalé les faits (recommandation 38), conclusions transmises à la hiérarchie si des mesures la concernent.
• Frais : déplacements, hébergement, location de salle, interprète le cas échéant.
• Conditions de facturation : acompte, entretien annulé ou reporté, dépassement.

Une journée d’entretien suppose du travail avant et après la séance. Un nombre de journées sans description du livrable ne permet pas de comparer deux offres.

Ce qui fait varier le devis

Le premier facteur est le nombre de personnes à entendre. La décision-cadre recommande d’entendre la victime présumée, la personne mise en cause et les témoins pertinents, y compris indirects, ainsi que les responsables hiérarchiques directs des deux premières, la personne mise en cause étant entendue en dernier (recommandation 27). Ce nombre n’est connu qu’après lecture du signalement : tout devis établi avant repose donc sur une hypothèse.

D’autres éléments pèsent sur le budget :

• le nombre d’établissements et les déplacements qu’ils entraînent ;
• le nombre d’intervenants : le Défenseur des droits recommande que l’enquête soit menée ou supervisée par au moins deux personnes, la collégialité étant une garantie d’objectivité (recommandation 21) ;
• le volume de documents à examiner ;
• les personnes en arrêt maladie, à qui la décision-cadre recommande de proposer malgré tout une audition (recommandation 28), ce qui peut exiger une organisation particulière ;
• l’apparition d’un second signalement ou d’un témoin qui en désigne un autre, qui élargit la liste des auditions ;
• l’étendue du livrable : rapport seul, ou rapport, synthèse et propositions de mesures.

Forfait ou temps passé

Un forfait convient à un périmètre défini, à condition d’en lire les exclusions. Une facturation au temps passé demande un suivi régulier et une validation écrite avant tout dépassement. Dans les deux cas, le devis doit dire qui peut élargir le mandat, sur quelle base le supplément est chiffré et à quel moment vous devez l’accepter.

En pratique, écartez une rémunération qui dépendrait du résultat de l’enquête, faute retenue ou non. Le Défenseur des droits rappelle que l’employeur doit s’abstenir de toute pression sur l’enquêteur pour obtenir un résultat qui le favoriserait (recommandation 20) ; un honoraire indexé sur la conclusion irait à l’encontre de ce principe.

Deux forfaits qui ne se comparent pas

Prenons deux propositions au forfait. La première prévoit une réunion de restitution mais des comptes rendus d’audition non signés par les personnes entendues. La seconde prévoit des comptes rendus signés et une analyse documentaire, mais exclut les déplacements. Leurs prix ne se comparent pas : l’une couvre moins de travail, l’autre laisse une dépense à part.

Pour comparer, dressez un tableau à deux colonnes, une par offre, et une ligne par poste de la liste ci-dessus : inclus, exclu, facturé en supplément. Demandez ensuite aux deux prestataires un chiffrage révisé sur le même périmètre. Examinez le prix après seulement.

Questions à poser avant de signer

• Qui conduit effectivement les entretiens, et combien de personnes y assistent ?
• Les comptes rendus sont-ils relus et signés par les personnes entendues ?
• Que devient le prix si le nombre d’auditions dépasse l’hypothèse du devis ?
• Le rapport contient-il une proposition de qualification juridique et de mesures, ou seulement des constats ?
• Quelle restitution est prévue pour la personne qui a signalé les faits ?
• Qui conserve le rapport et les comptes rendus à la fin de la mission ? La décision-cadre recommande que le rapport soit conservé par l’employeur (recommandation 35).
• Les frais sont-ils plafonnés, et que coûte un entretien annulé ou reporté ?

Faites inscrire les réponses dans le devis ou dans son annexe : une présentation commerciale ne remplace pas un engagement sur les opérations incluses.

Questions fréquentes