Préparer le périmètre d’un mandat d’enquête

Renseigner des estimations utiles

Le nombre d’établissements correspond aux sites où travaillent ou ont travaillé les personnes concernées : il sert à préparer la coordination et les déplacements éventuels. Le nombre d’auditions est un ordre de grandeur des personnes à entendre (personne qui signale, personne mise en cause, témoins, encadrants de proximité) : il sert à discuter les moyens, sans préjuger des personnes qui seront réellement entendues. Le Défenseur des droits demande que le choix des personnes auditionnées soit le plus objectif possible, à charge et à décharge, et le juge peut en apprécier la pertinence. Si le volume est inconnu, gardez une estimation provisoire et signalez-le lors du cadrage. Ne saisissez aucun nom ni récit : l’outil n’a aucun champ libre. Le cabinet justifie chaque acte proposé au regard des faits à examiner.

Comprendre les postes de la fiche

Le résultat rappelle les éléments du mandat, les catégories de documents à préparer et les postes à demander au devis. Une présence sur plusieurs sites met en avant un protocole commun et la logistique. Une période ancienne attire l’attention sur la disponibilité des pièces et sur les limites des souvenirs, mais elle ne dispense pas d’enquêter : selon la décision-cadre du Défenseur des droits, la tardiveté du signalement ne saurait justifier de renoncer à mener une enquête interne. Un commanditaire concerné par les faits renvoie à un examen de gouvernance. Ces branches sont des questions de travail, pas une décision d’exclusion ni une qualification des faits.

Ce que contient un mandat d’enquête

Un mandat écrit et signé par l’autorité habilitée reprend au minimum les points suivants.

• L’objet : les faits signalés à examiner, formulés sans qualification juridique.
• Le périmètre : sites, périodes, services et catégories de personnes concernés.
• L’autorité qui donne mandat, le destinataire du rapport et la personne qui reçoit toute difficulté en cours de mission.
• La déclaration écrite des liens du prestataire avec l’organisation et les personnes concernées.
• La méthode : personnes entendues, ordre des auditions, compte rendu de chaque entretien, traitement de l’audition de la personne mise en cause.
• Les pièces à examiner, les règles d’accès et les limites de la recherche.
• Les règles de confidentialité et de protection des données, dont l’attestation de confidentialité que recommande le Défenseur des droits pour les personnes auditionnées et les enquêteurs.
• Le calendrier proposé par le prestataire, sans engagement de l’employeur sur ses propres échéances.
• Les livrables : comptes rendus, rapport, réunion de restitution, versions adaptées aux destinataires.
• La durée et les modalités de conservation du dossier.
• La procédure à suivre si le périmètre s’élargit.

Comparer les devis sur le périmètre

La fiche aide à demander une décomposition entre cadrage, auditions, analyse, rédaction et restitution. Elle ne crée aucun tarif par entretien ni par établissement. Les frais de déplacement, les compléments et les conditions de facturation dépendent de la proposition réelle. Deux devis ne se comparent pas seulement par leur montant si leurs livrables diffèrent : vérifiez que chacun couvre les mêmes établissements, le même nombre d’entretiens, les mêmes comptes rendus et la même restitution. Le guide sur le prix explique les hypothèses à aligner et les exclusions à faire apparaître avant engagement.

Préciser la chaîne de décision

Le commanditaire doit pouvoir donner mandat et recevoir la restitution. Si sa position crée un conflit d’intérêts, faites examiner la gouvernance avec un conseil et cherchez une autorité qui n’est pas concernée par les faits. Pour une alerte du CSE, l’article L2312-59 prévoit une enquête menée sans délai avec le membre de la délégation du personnel qui a exercé le droit d’alerte : le mandat doit préserver ces rôles. Pour un contexte public, le statut et l’autorité compétente déterminent la procédure. L’outil ne choisit pas une autorité à votre place : il signale la question pour que le cabinet ne commence pas sans destinataire habilité ni procédure de remontée des difficultés.

Préparer un inventaire documentaire

Avant l’échange, recensez les catégories de pièces existantes : signalement, chronologie, documents de travail, règlement intérieur et procédure interne de signalement. Les originaux restent dans un dossier à accès restreint, et une liste de catégories sans noms suffit pour le premier cadrage. Le mandat précise ensuite qui a accès à quoi, comment les pièces sont transmises et combien de temps elles sont conservées. Aucun fichier ne peut être ajouté au préparateur et aucune pièce n’est envoyée pendant le calcul.

Réviser la fiche quand le périmètre évolue

Un entretien peut faire apparaître un épisode, une personne ou un établissement supplémentaire. La fiche de départ ne doit pas devenir un plafond qui empêche de vérifier cette information. Demandez au cabinet une note de complément qui indique la raison, les actes ajoutés et l’effet sur le devis, et conservez chaque version du mandat avec sa validation. Le rapport pourra ainsi décrire le périmètre réellement examiné. La décision d’élargir relève de l’autorité qui a donné mandat, pas d’un calcul du navigateur.

Utiliser et imprimer le résultat

Vous pouvez recalculer la fiche après avoir modifié les choix et l’imprimer avec le bouton prévu. L’outil n’enregistre rien dans le navigateur et ne reprend rien automatiquement dans la demande de devis. Si vous contactez un prestataire, limitez-vous au cadrage professionnel : effectif, nombre d’établissements, contexte général, échéance souhaitée de contact. Une fiche de préparation ne vaut pas contrat : les engagements sont ceux de la proposition acceptée avec le prestataire.

Questions fréquentes