Rapport d’enquête interne : structure et critères de qualité

Ce qu’aucun texte n’impose

Le Code du travail et le code général de la fonction publique ne déterminent pas les règles à suivre par l’employeur qui décide de mener une enquête interne (Défenseure des droits, décision-cadre n° 2025-019 du 5 février 2025). Il n’existe donc pas de plan légal de rapport. Le contenu décrit plus bas relève de la bonne pratique, tirée des recommandations de cette décision-cadre. Celle-ci vise la discrimination et le harcèlement sexuel dans l’emploi ; pour un signalement de harcèlement moral, elle reste un repère, sans être une règle de droit.

Plan recommandé

La Défenseure des droits recommande que le rapport expose (recommandation 34) :

1. les faits allégués et leur signalement ;
2. les mesures de protection mises en œuvre ;
3. les étapes de l’enquête ;
4. les difficultés rencontrées, comme un refus d’audition ou une incohérence dans un témoignage ;
5. les éléments de présomption recueillis ;
6. les justifications de la personne mise en cause ;
7. les propositions de qualification juridique des agissements ;
8. les mesures de traitement de la situation proposées.

En pratique, ajoutez en tête le mandat (autorité qui le donne, questions posées, période, établissements concernés), puis les exclusions et les limites : un document inaccessible, un entretien refusé ou impossible. En annexe : la chronologie, la liste numérotée des pièces avec leur origine, et les comptes rendus d’entretien. La même décision-cadre demande une rédaction objective, aux propos mesurés, sans appréciation d’ordre médical ni jugement de valeur.

Analyser fait par fait

Pour chaque fait, le rapport distingue l’allégation, la version de la personne mise en cause, les témoignages, les documents et l’appréciation de l’enquêteur, avec un niveau de certitude : établi, contesté ou non vérifiable. Indiquez pour chaque témoin s’il a assisté aux faits ou les a appris d’un tiers. Les auditions ont pour objet de rechercher un faisceau d’indices convergents : la Défenseure des droits relève qu’un témoignage sur l’état de la victime présumée, ou la confidence faite à un collègue, peut constituer un élément de présomption, et que ces collègues doivent être entendus même s’ils n’ont pas vu les faits.

Elle demande aussi de ne pas s’appuyer sur l’absence d’intention de nuire de la personne mise en cause, qui n’est pas un élément constitutif du harcèlement sexuel en matière civile ou administrative. Pesez les témoignages pour ce qu’ils apportent (précision, caractère direct, corroboration) plutôt que de les compter : dans l’affaire jugée le 18 juin 2025, la cour d’appel a notamment relevé que des faits n’étaient confirmés par aucune personne qui en ait été témoin.

Ce que le juge regarde

Le 18 juin 2025 (n° 23-19.022, publié au Bulletin), la Cour de cassation rappelle que, pour un licenciement fondé sur du harcèlement ou des agissements sexistes, les juges du fond apprécient la valeur probante de l’enquête interne produite par l’employeur, au regard des autres éléments de preuve. Dans cette affaire, la cour d’appel avait retenu cinq comptes rendus produits sur quatorze entretiens sans justification suffisante, des passages tronqués, des conclusions d’enquête insuffisamment détaillées pour suppléer les pièces absentes, et des conditions d’enquête critiquées de la même manière par deux témoins. Elle en avait déduit que les griefs n’étaient pas établis par des éléments suffisamment probants et que le doute profitait au salarié. La Cour de cassation rejette le pourvoi. L’arrêt ne dit pas qu’un rapport incomplet est irrecevable : il confirme l’appréciation des juges du fond.

En pratique, prévoyez au contrat la remise de tous les comptes rendus (en version caviardée si un témoin le demande, voir témoignages anonymisés), des conclusions détaillées et la trace de chaque étape. La décision-cadre recommande que chaque étape soit retranscrite par écrit pour être vérifiable après coup (recommandation 16) et relève qu’une enquête dont on ne peut démontrer ni la méthode ni le contenu ne permet pas à l’employeur de respecter son obligation de sécurité.

Versions et destinataires

Décidez dans le contrat qui reçoit quoi. La décision-cadre recommande :

• que l’employeur conserve le rapport pour préserver la confidentialité de son contenu (recommandation 35) ;
• que les conclusions seules soient transmises à la hiérarchie lorsque des mesures relèvent d’elle (recommandation 36) ;
• que les représentants du personnel chargés de la santé et de la sécurité reçoivent une version anonymisée, avec l’accord de la victime ou de l’auteur du signalement (recommandation 37) ;
• que la victime présumée reçoive une synthèse rendant compte de la méthode, des étapes, des conclusions et des décisions prises ou envisagées, sans l’identité des témoins ni le contenu de leurs propos (recommandation 38) ;
• que la personne mise en cause et les témoins soient informés de la fin de l’enquête, ce qu’elle juge souhaitable (recommandation 39).

La qualification des faits et la décision disciplinaire reviennent à l’employeur, en tant qu’autorité disciplinaire, et non à l’enquêteur, qui fait néanmoins connaître sa position dans son rapport. Voir Après l’enquête : décisions et délais disciplinaires.

Questions fréquentes