Enquête RH multisites : un mandat et un protocole communs

Cartographier employeurs, établissements et instances

Distinguez d’abord deux situations. Dans une entreprise à plusieurs établissements, un seul employeur est concerné. Dans un groupe, chaque société est un employeur distinct, tenu de prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé physique et mentale de ses propres travailleurs (article L. 4121-1 du Code du travail). Si un client, un fournisseur ou une autre société est mis en cause, les employeurs concernés peuvent coopérer, par exemple en cofinançant une enquête externalisée (Défenseure des droits, décision-cadre n° 2025-019).

Dans une entreprise d’au moins cinquante salariés comptant au moins deux établissements distincts, le Code du travail prévoit des CSE d’établissement et un CSE central (article L. 2313-1). Le nombre et le périmètre des établissements distincts sont fixés par accord d’entreprise (article L. 2313-2) ou, à défaut, par l’employeur, compte tenu de l’autonomie de gestion du responsable de l’établissement, notamment en matière de gestion du personnel (article L. 2313-4). Le CSE central exerce les attributions qui concernent la marche générale de l’entreprise et excèdent les limites des pouvoirs des chefs d’établissement (article L. 2316-1). Retrouvez l’accord ou la décision qui définit vos établissements : il dit quelle instance et quel responsable local sont rattachés à chaque site.

Identifiez aussi l’autorité qui décidera des suites pour la personne mise en cause : le rapport lui sera remis, et elle n’est pas nécessairement située sur le site où les faits se sont produits. Si le signalement vise aussi l’étranger, le droit français ne permet pas de présumer les règles d’un autre pays : la CNIL rappelle que les textes de son référentiel de durées RH ne concernent que le droit national et qu’une société établie dans plusieurs États doit vérifier si d’autres législations s’appliquent.

Représentants du personnel et référents

Trois repères dans le Code du travail :

• Droit d’alerte du CSE (article L. 2312-59) : un membre de la délégation du personnel qui constate une atteinte aux droits des personnes, pouvant résulter de faits de harcèlement sexuel ou moral, en saisit immédiatement l’employeur, qui procède sans délai à une enquête avec lui.
• Référents harcèlement : l’employeur en désigne un dans toute entreprise d’au moins 250 salariés (article L. 1153-5-1), et le CSE en désigne un parmi ses membres (article L. 2314-1). Dressez la liste de ceux qui existent dans votre organisation.
• Commission santé, sécurité et conditions de travail (article L. 2315-36) : créée dans les entreprises d’au moins 300 salariés et dans les établissements distincts d’au moins 300 salariés.

L’article L. 2312-59 vise une atteinte constatée « dans l’entreprise » et ne dit pas comment procéder lorsque les faits s’étendent à plusieurs établissements : c’est une question pour le conseil juridique de l’employeur. La Défenseure des droits recommande de fixer la méthodologie de l’enquête dans une décision prise après information des instances représentatives du personnel (recommandation 15) et, lorsque l’enquête est menée avec des représentants du personnel, de les associer aux choix méthodologiques à tous les stades (recommandation 22). Quelle instance informer quand plusieurs CSE coexistent, ni la décision-cadre ni l’article L. 2312-59 ne le précisent : arbitrez-le avec l’avocat avant de solliciter des devis.

Un dossier unique

Exigez un seul jeu de références pour l’ensemble du mandat : un journal de mission, une numérotation commune des pièces, un modèle commun de compte rendu. Un même épisode raconté par des salariés de deux sites porte une seule référence, sans quoi il sera compté comme deux faits indépendants. La décision-cadre recommande que chaque étape soit retranscrite par écrit, que l’enquête soit menée ou supervisée par au moins deux personnes et que l’employeur fasse appel à une personne extérieure au service où les faits se sont déroulés (recommandations 16, 21 et 23).

Un enquêteur coordinateur assisté d’intervenants locaux reste envisageable si ces derniers sont étrangers aux services et aux personnes concernés. Leurs comptes rendus suivent le même modèle et l’analyse est faite sur l’ensemble du dossier. Le rapport peut être commun, avec des restitutions adaptées à chaque entité : voir Rapport d’enquête interne.

Auditions sur site ou à distance

Les recommandations de la décision-cadre valent pour chaque site : un lieu qui préserve la confidentialité des échanges, pas d’open-space, de lieu de passage ni de salle vitrée (recommandation 30), personne mise en cause entendue en dernier (recommandation 27). Dans une enquête multisites, cela suppose un plan d’audition établi pour l’ensemble du mandat avant la première tournée, et non site par site.

À distance, demandez au prestataire comment il s’assure que la personne est seule et que personne n’écoute : la visioconférence simplifie la logistique, mais le lieu où se trouve la personne se contrôle difficilement. Sur site, demandez une salle fermée et non vitrée, et mesurez ce que révèle la présence de l’enquêteur dans l’établissement. L’enregistrement est possible si la personne en est informée (recommandation 33) ; il ne se présume pas, et sa durée de conservation comme ses accès se fixent avec le DPO. Voir Trame d’entretien d’enquête.

Circulation des données entre entités

La CNIL demande que seules les personnes habilitées, dans la limite de leurs attributions, accèdent aux données (référentiel « alertes professionnelles », point 52). Au sein d’un groupe, les données peuvent être communiquées si cette communication est nécessaire aux seuls besoins de la vérification ou du traitement de l’alerte (point 59). Pour les alertes internes de la loi Sapin 2, la CNIL rappelle, en citant le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022, que l’organisme ne peut pas transférer l’alerte à une autre société du groupe : il ne peut que proposer à son auteur de le faire directement (point 57). Toute transmission hors de l’Union européenne doit reposer sur l’un des mécanismes des articles 44 et suivants du RGPD, comme une décision d’adéquation ou des clauses types (point 60).

La restitution suit la même logique : ne donnez à un établissement que ce qui lui est nécessaire, par exemple les conclusions et mesures qui le concernent, sans les comptes rendus des salariés d’un autre site. Voir Confidentialité et RGPD pendant l’enquête interne.

Lire la logistique du devis

Le devis doit faire apparaître séparément les déplacements, la préparation technique, la coordination et chaque livrable, avec le nombre d’entretiens prévus par site et leur modalité (sur place ou à distance). Le nombre de sites ne donne pas le nombre d’entretiens. Demandez la procédure d’extension : si un témoignage met en cause un nouvel établissement, le prestataire expose le lien avec le mandat et les actes proposés, et vous validez avant toute extension. Voir aussi Prix d’une enquête interne : ce que doit couvrir le devis.

Questions fréquentes