Après l’enquête : décisions et délais disciplinaires

Dater la connaissance des faits

L’article L. 1332-4 du Code du travail pose la règle : aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l’engagement de poursuites disciplinaires au-delà d’un délai de deux mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu dans le même délai à l’exercice de poursuites pénales. Le texte ne prévoit ni suspension ni report pendant une enquête. Tout se joue donc sur la date de « connaissance ».

La Cour de cassation juge que le délai ne peut courir qu’à compter du jour où l’employeur a une exacte connaissance des faits et de leur gravité. Dans l’arrêt du 3 octobre 2018 (chambre sociale, pourvoi n° 17-18.034, rejet, non publié au Bulletin), elle a retenu que l’employeur n’avait pu apprécier les accusations qu’après les résultats de l’enquête menée en interne, c’est-à-dire après la remise des fiches de signalement établies entre le 7 et le 11 février 2014. Dans l’arrêt du 23 mars 2011 (chambre sociale, pourvoi n° 09-43.507, rejet, non publié au Bulletin), la cour d’appel avait constaté que l’employeur n’avait eu connaissance des faits que le 21 février 2002, date de remise du rapport de son service d’inspection générale, et que les poursuites engagées le 12 mars 2002 l’avaient été dans le délai de deux mois ; la Cour de cassation a jugé qu’elle avait statué à bon droit.

En pratique, ces deux décisions ne créent pas un report automatique : elles portent sur des situations précises où les juges ont constaté que l’employeur ne savait pas l’essentiel avant le rapport. Si l’employeur connaissait déjà les faits avec certitude au moment du signalement, le délai a pu courir dès ce jour. Le Défenseur des droits le dit dans sa décision-cadre n° 2025-019 du 5 février 2025 (qui vise la discrimination et le harcèlement sexuel, dans l’emploi privé et public) : l’employeur qui a une connaissance certaine des faits dès le signalement, et pour qui l’enquête n’apporterait rien, doit décider en l’état ; quand une enquête est en cours, le report du point de départ ne doit pas être excessif compte tenu de la nature et de l’ampleur des faits. La même décision recommande d’ouvrir l’enquête dans un délai raisonnable n’excédant pas deux mois après le signalement. C’est une recommandation, pas une règle du Code du travail.

Constituez donc une chronologie écrite : date et canal du premier signalement, ce qui a été précisément rapporté et à qui, décision d’ouvrir l’enquête (date et décideur), signature du mandat, date de remise du rapport avec un accusé de réception daté. Convenez aussi avec le prestataire de ce qui vous est communiqué en cours de mission : un point d’étape qui rapporte des faits précis peut être invoqué pour dater votre connaissance. Faites valider la chronologie par votre conseil, sans chercher à retarder la décision.

Respecter la procédure disciplinaire

Le conseil de l’employeur fixe la procédure exacte selon la sanction envisagée. Les étapes qui reviennent dans presque tous les dossiers :

• Règlement intérieur et échelle des sanctions. Le règlement intérieur fixe la nature et l’échelle des sanctions (L. 1321-1). Dans les entreprises qui en ont un, seules les sanctions qu’il prévoit sont applicables. Les amendes et sanctions pécuniaires sont interdites (L. 1331-2), et un même fait ne peut pas être sanctionné deux fois.
• Griefs par écrit. Aucune sanction ne peut être prise sans que le salarié soit informé, dans le même temps et par écrit, des griefs retenus contre lui (L. 1332-1).
• Convocation et entretien. Sauf avertissement ou sanction de même nature sans incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération, l’employeur convoque le salarié en précisant l’objet de la convocation. Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Lors de l’entretien, l’employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications (L. 1332-2).
• Délai de notification. La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Elle est motivée et notifiée (L. 1332-2).
• Mise à pied conservatoire. Si les faits ont rendu indispensable une mise à pied à effet immédiat, aucune sanction définitive ne peut être prise sans respecter la procédure de l’article L. 1332-2 (L. 1332-3).
• Antécédents. Une sanction antérieure de plus de trois ans à l’engagement des poursuites ne peut pas être invoquée à l’appui d’une nouvelle sanction (L. 1332-5).

Deux réserves. Si la sanction envisagée est un licenciement, la procédure de licenciement applicable se vérifie auprès du conseil de l’employeur. Et la convention collective peut ajouter des garanties de défense : l’article L. 1321-2 demande d’ailleurs au règlement intérieur de rappeler les droits de la défense prévus par le Code du travail ou par la convention collective. Pour l’audition du salarié mis en cause pendant l’enquête, voir la page Audition de la personne mise en cause.

Qualifier les faits et proportionner la sanction

Le prestataire recueille et analyse ; c’est l’employeur, en tant qu’autorité disciplinaire, qui qualifie les faits et décide. La décision-cadre n° 2025-019 le rappelle : l’enquêteur fait connaître sa position dans son rapport, mais la qualification revient à l’employeur. Elle recommande que le rapport contienne des propositions de qualification juridique et admet qu’il propose, lorsqu’un manquement est prouvé, l’engagement d’une procédure disciplinaire et un niveau de sanction. Si vous voulez cela, écrivez-le dans le mandat ; sinon, demandez un rapport limité aux constats.

Un comportement peut constituer une faute au regard du règlement intérieur sans remplir la définition légale du harcèlement. Il n’existe pas de liste légale des faits fautifs (Service Public), et le harcèlement moral suppose des agissements répétés (L. 1152-1) alors que le harcèlement sexuel couvre aussi la pression grave même non répétée (L. 1153-1). L’auteur de tels agissements est passible d’une sanction disciplinaire (L. 1152-5 et L. 1153-6). Le choix du fondement se fait à l’étape de la qualification, pas dans le rapport.

La sanction doit être proportionnée. Il n’existe pas de barème de correspondance entre fautes et sanctions, relève le Défenseur des droits, qui recommande des sanctions effectives, proportionnées et dissuasives, et estime que le lien hiérarchique avec la victime devrait être pris en compte pour alourdir la sanction. En cas de litige, le conseil de prud’hommes apprécie la régularité de la procédure et si les faits reprochés justifient une sanction ; l’employeur lui fournit les éléments retenus, et si un doute subsiste, il profite au salarié (L. 1333-1). Il peut annuler une sanction irrégulière en la forme, injustifiée ou disproportionnée (L. 1333-2).

La sanction de l’auteur ne remplace pas la protection de la victime. Dans un arrêt du 17 février 2021 (chambre sociale, pourvoi n° 19-18.149, cassation partielle, non publié au Bulletin), la Cour de cassation a relevé que l’employeur avait averti l’auteur d’un harcèlement sexuel et proposé à la salariée de changer de service, sans prendre aucune mesure pour éloigner l’auteur de son poste, et a confirmé qu’il avait manqué à son obligation de sécurité. En pratique, prévoyez les mesures de protection dans le même plan d’action que la décision disciplinaire.

Exploiter un rapport qui n’établit qu’une partie des faits

Un rapport peut établir certains comportements, en laisser d’autres contestés et signaler des points non vérifiés. Seuls les faits établis peuvent fonder les griefs de la lettre de convocation, puisque l’article L. 1332-1 impose d’énoncer les griefs retenus et que le doute profite au salarié devant le juge (L. 1333-1). Un fait simplement « non établi » ne doit pas être présenté comme un fait écarté avec certitude, ni comme un mensonge du signalant.

Sur ce dernier point, la protection de l’article L. 1152-2 vise la personne qui a relaté ou témoigné « de bonne foi ». Le Défenseur des droits relève que la victime présumée dont le signalement est reconnu mensonger, c’est-à-dire fait pour nuire, est passible de sanction ; Service Public précise de même que les témoins peuvent être sanctionnés en cas de dénonciation mensongère. En pratique, un signalement qui n’aboutit pas n’est pas pour autant mensonger : il faut des éléments précis sur l’intention de nuire, que l’enquête ne produit pas toujours. La page Enquête sans faits établis détaille cette hypothèse.

Si un point manque pour décider (pièce annoncée, témoin non entendu), demandez un complément ciblé plutôt qu’un rapport refait. Fixez-lui une échéance brève et écrite : les arrêts cités plus haut font partir le délai de la connaissance exacte des faits, pas de la date à laquelle l’employeur juge le dossier complet. Notez dans le dossier pourquoi le complément était nécessaire et ce qu’il a apporté.

Informer les personnes concernées et l’équipe

La décision-cadre n° 2025-019 recommande que la victime présumée reçoive une synthèse du rapport : méthodologie, étapes de l’enquête, conclusions de l’enquêteur et décisions prises ou envisagées, sans l’identité des témoins ni le contenu de leurs témoignages. Elle juge aussi souhaitable que la personne mise en cause et les témoins soient informés de la fin de l’enquête. Le rapport lui-même est conservé par l’employeur pour préserver la confidentialité de ce qu’il contient.

La notification de la sanction au salarié est faite par l’employeur (L. 1332-2) : ne confiez pas cette annonce au prestataire. Les droits du salarié à obtenir des pièces de l’enquête, notamment au titre de la protection des données, sont à faire vérifier par le conseil de l’employeur avant toute communication ; voir Confidentialité et RGPD pendant l’enquête interne. À l’équipe, une annonce générale sur les règles de travail et les canaux de signalement suffit, sans récits ni noms. Pour la suite, voir Suivi après enquête.

Questions fréquentes