Trame d’entretien d’enquête : questions neutres et relances

Préparer l’entretien

Les recommandations de la Défenseure des droits (décision-cadre n° 2025-019, qui vise la discrimination et le harcèlement sexuel) donnent un cadre pratique, utilisable comme repère pour un signalement de harcèlement moral :

• Ordre. Entendre la victime présumée, les témoins pertinents (y compris indirects) et les responsables hiérarchiques directs, puis la personne mise en cause en dernier (recommandation 27). Si elle cite d’autres témoins, ils devraient aussi être entendus, sous réserve de pertinence. Une confrontation entre salariés est à proscrire.
• Arrêt maladie. Proposer tout de même l’audition à la victime présumée et à la personne mise en cause (recommandation 28).
• Lieu. Un lieu confidentiel : ni café ni bibliothèque, pas d’open-space, de lieu de passage ou de salle vitrée (recommandation 30).
• Accompagnement. Pas d’opposition par principe à la présence d’un représentant du personnel ou d’un interprète, tant qu’il reste en retrait et ne répond pas à la place de la personne (recommandation 30).
• Confidentialité. Rappel écrit du principe et attestation de confidentialité signée par les personnes auditionnées et par les enquêteurs (recommandation 19).

Remettez aussi, avant de commencer, l’information prévue par l’article 13 du RGPD : voir Confidentialité et RGPD pendant l’enquête interne.

Ouvrir sans orienter

Présentez le mandat, le rôle de l’enquêteur, le déroulé, les destinataires du compte rendu et les limites de la confidentialité. Annoncez la prise de notes ou l’enregistrement : la Défenseure indique que l’enregistrement est possible à condition d’en informer la personne (recommandation 33). Laissez ensuite la personne raconter sans l’interrompre, avec une consigne ouverte : « Quels faits souhaitez-vous exposer ? ». Les questions préparées viennent après. Distinguez dans vos notes ce qui est certain de ce qui est approximatif.

Limitez les questions sur la santé à ce qui est nécessaire, sans demander de diagnostic. La Défenseure recommande de recueillir l’accord exprès de la personne avant de mentionner un document médical ou couvert par un secret, et de ne pas accéder à un courriel ou à un fichier qu’elle a identifié comme personnel sans son accord.

Trois grilles selon le rôle

Signalant ou victime présumée

• Récit libre, puis chronologie : pour chaque épisode, la date ou la période, le lieu, les propos ou gestes précis, les personnes présentes.
• À qui en a-t-elle parlé, quand, avec quelle réaction ? La Défenseure demande d’entendre les collègues qui ont reçu des confidences, et de ne pas reprocher à la victime présumée de ne pas avoir signalé plus tôt.
• Documents, messages, enregistrements, noms d’autres témoins possibles.
• Faits isolés, ou déjà survenus avec d’autres personnes ?
• Effets sur le travail, sans demande de diagnostic ; mesures de protection souhaitées.

Témoin

• Comment avez-vous eu connaissance des faits : vus, entendus, rapportés par qui et quand ?
• Qui était présent ? Où ? Que s’est-il dit ou passé, dans quel ordre ?
• Avez-vous observé ensuite une réaction, un changement, une conversation ?
• Connaissez-vous un document qui aide à situer l’échange ?
• Ne communiquez pas les déclarations des autres témoins et ne demandez pas de confirmer leur version.

Personne mise en cause

• Présentez les faits reprochés par épisodes datés, sans révéler qui les a rapportés. Même l’information RGPD adressée à la personne visée ne contient pas l’identité de l’auteur du signalement (CNIL, référentiel « alertes professionnelles », point 93).
• Pour chaque épisode : sa version, les personnes présentes, les documents qui l’appuient.
• Les personnes qu’elle souhaite voir entendre, et pourquoi.
• Une explication écrite demandée à la personne seule peut s’avérer insuffisante quand les faits sont complexes (Défenseur des droits, décision 2022-230, citée dans la décision-cadre).

Voir aussi Audition de la personne mise en cause : garanties et méthode.

Relancer sans orienter

Une relance utile porte sur les circonstances : « Dans quel contexte ce propos a-t-il été tenu ? », « Qui était présent ? », « Que s’est-il passé juste après ? », « Existe-t-il un écrit qui situe cet échange ? ». Évitez les questions qui contiennent la réponse (« Il a donc été agressif ? ») et les mots que la personne n’a pas employés. La Défenseure des droits a relevé des comptes rendus qui se contentaient de « gestes déplacés » sans autre précision : faites préciser les propos exacts, les gestes, les circonstances et les personnes présentes, car cette précision conditionne la qualification. Elle proscrit l’intimidation, la mise en doute et les questions orientées.

Exemple : un témoin déclare que les réunions sont devenues « humiliantes ». L’enquêteur lui demande de décrire une réunion précise : date approximative, participants, paroles dont il se souvient, réaction des présents. Il ne propose pas de vocabulaire. Si la personne mise en cause est interrogée ensuite sur cette réunion, elle l’est sur les mêmes circonstances. Les dates incertaines sont marquées comme telles.

Rédiger le compte rendu et clore

La Défenseure recommande de retranscrire les auditions de façon quasi exhaustive, avec les questions posées et les réponses, et de soumettre le compte rendu à la relecture et à la signature de la personne (recommandation 33). Une réserve formulée à la relecture est consignée sans remplacer le texte initial. Terminez en demandant si la personne souhaite ajouter un fait, remettre une pièce ou corriger une information, et indiquez comment transmettre un complément. Consignez dans le journal de mission les engagements de l’enquêteur, par exemple une vérification documentaire. Ne promettez rien sur l’issue de l’enquête ni sur une sanction.

Si un témoin ne peut pas être entendu, sa déclaration devrait prendre la forme d’une attestation conforme à l’article 202 du code de procédure civile, transmise aux enquêteurs (la décision-cadre renvoie au formulaire Cerfa n° 11527*03).

Questions fréquentes