Enquête administrative externalisée après un signalement

Identifier les statuts et l’autorité compétente

Précisez l’employeur (État, collectivité territoriale, établissement hospitalier), la catégorie des personnes concernées (fonctionnaires, contractuels) et les situations croisées : agent mis à disposition d’un organisme privé, stagiaire, service partagé entre employeurs. L’article L. 530-1 du CGFP soumet à une sanction disciplinaire toute faute commise dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice des fonctions, et l’étend aux agents contractuels. L’article L. 531-1, sur la suspension, vise en revanche le fonctionnaire.

L’autorité qui reçoit l’alerte n’est pas toujours celle qui a le pouvoir disciplinaire ni celle qui accorde la protection fonctionnelle. Faites établir par le service juridique, avant la consultation, l’autorité compétente pour chaque décision : enquête, mesure conservatoire, protection, poursuites, sanction. La décision-cadre n° 2025-019 du Défenseur des droits (5 février 2025, discrimination et harcèlement sexuel, emploi privé et public) donne un cas concret : lorsqu’un agent public est mis à la disposition d’un organisme privé, l’administration d’origine reste compétente pour accorder la protection fonctionnelle, mais elle n’est pas compétente pour auditionner les salariés de l’organisme. Une enquête conjointe ou un prestataire extérieur peut alors être recommandé.

Les articles L. 133-1 à L. 133-3 du CGFP définissent le harcèlement sexuel et le harcèlement moral des agents publics. Le dernier interdit toute mesure concernant notamment la discipline, l’affectation ou la mutation qui serait prise parce que l’agent a subi ou refusé de subir ces faits, les a signalés ou en a témoigné de bonne foi. Toute décision touchant le plaignant ou un témoin pendant et après l’enquête se prépare avec ce texte en main.

Articuler enquête et dispositif de signalement

L’article L. 135-6 du CGFP oblige les employeurs publics à mettre en place un dispositif qui recueille les signalements des agents s’estimant victimes d’atteintes volontaires à leur intégrité physique, de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, d’agissements sexistes, de menaces ou d’intimidation, ainsi que ceux des témoins. Selon Service Public, le dispositif comprend aussi une orientation des victimes vers les services de soutien, une orientation vers les autorités compétentes pour prendre une mesure de protection et traiter les faits, notamment par une enquête administrative, et l’obligation de confidentialité des informations recueillies. L’administration informe ses agents de son existence. Dans la fonction publique territoriale, il peut être confié aux centres de gestion ou mutualisé.

Le Défenseur des droits rappelle que l’accusé de réception du signalement est obligatoire pour les employeurs publics (décret n° 2020-256 du 13 mars 2020) et que les administrations sont libres d’internaliser ou d’externaliser le traitement des signalements. Le prestataire intervient donc dans un circuit déjà défini : avant le mandat, identifiez qui reçoit l’alerte, qui décide d’ouvrir l’enquête administrative, à quelle date l’accusé de réception a été envoyé et qui reste l’interlocuteur de suivi. Le dossier ne doit circuler que vers les personnes qui ont besoin d’en connaître.

Distinguer protection fonctionnelle et enquête

La protection fonctionnelle est un droit de l’agent et une obligation de l’administration, pas un élément de la mission du cabinet. L’article L. 134-5 du CGFP dispose que la collectivité publique est tenue de protéger l’agent contre les atteintes volontaires à l’intégrité de sa personne, les violences, les agissements constitutifs de harcèlement, les menaces, les injures, les diffamations ou les outrages dont il pourrait être victime sans qu’une faute personnelle puisse lui être imputée, et de réparer le préjudice qui en est résulté.

Service Public précise la mécanique : la demande se fait par écrit auprès de l’administration employeur, l’agent apporte la preuve des faits, aucun texte n’impose de délai pour la formuler, et l’absence de réponse dans un délai de deux mois vaut décision implicite de refus. En cas de refus, l’administration doit motiver par écrit et indiquer les voies et délais de recours. Le Défenseur des droits ajoute que l’administration informée des agissements doit mettre en œuvre toute action appropriée pour les faire cesser, même sans procédure judiciaire, et qu’elle peut mettre fin aux mesures de protection si les faits ne sont pas établis à l’issue de l’enquête.

Pour l’éloignement de la personne mise en cause, le fonctionnaire auteur d’une faute grave peut être suspendu par l’autorité disciplinaire, qui saisit sans délai le conseil de discipline ; sa situation doit être définitivement réglée dans le délai de quatre mois (L. 531-1). La décision-cadre rappelle que cette mesure repose sur des griefs d’une vraisemblance suffisante et n’implique pas que les faits soient établis. Dans tous les cas, demandez au prestataire de ne jamais statuer sur la protection : il fournit des éléments, l’autorité décide.

Vérifier le délai et les garanties disciplinaires

Pour un fonctionnaire, l’article L. 532-2 du CGFP interdit d’engager une procédure disciplinaire au-delà de trois ans à compter du jour où l’administration a eu une connaissance effective de la réalité, de la nature et de l’ampleur des faits passibles de sanction. En cas de poursuites pénales, ce délai est interrompu jusqu’à la décision définitive de classement sans suite, de non-lieu, d’acquittement, de relaxe ou de condamnation. Le Défenseur des droits en déduit que le point de départ est reporté à la fin de l’enquête interne. Pour les contractuels, demandez à votre service juridique le texte applicable : la décision-cadre retient trois ans pour les agents publics, mais la source à lire reste celle de leur statut.

Le même document indique que, lorsqu’une procédure disciplinaire est engagée, le rapport d’enquête et les comptes rendus d’audition sont communicables à l’agent mis en cause, sauf si cette communication est de nature à porter gravement préjudice aux personnes qui ont témoigné. Le code des relations entre le public et l’administration permet aussi aux personnes citées dans le rapport d’obtenir le rapport définitif, sous forme anonymisée à l’exception des parties qui les concernent. Conséquence pour le mandat : ne promettez pas qu’un dossier restera inaccessible, faites tenir des comptes rendus datés, anonymisez les témoins dans le rapport et gardez les originaux séparés.

Devant le conseil de discipline, selon Service Public, le témoin qui s’estime victime de discrimination ou de harcèlement de la part de l’agent poursuivi peut demander à être assisté d’une tierce personne de son choix. Le conseil de l’administration vérifie les autres garanties propres au statut de l’agent ; une audition menée pendant l’enquête ne remplace pas celles de la phase disciplinaire.

Rédiger la commande et préparer les suites

La commande, qu’il s’agisse d’un marché ou d’une convention, doit contenir : l’objet (un signalement déterminé), le périmètre des personnes et des services, l’autorité destinataire du rapport, la méthode (auditions, pièces, comptes rendus), l’anonymisation des témoins, les règles de confidentialité et de conservation, la possibilité de compléments ciblés et les conditions de modification du périmètre. Le prix est proposé par le prestataire en fonction de ce travail. Le service des marchés vérifie la procédure de commande applicable ; l’identité des agents n’a pas à figurer dans les pièces de la consultation.

Au terme du rapport, l’autorité qualifie les faits et choisit entre mesures de prévention, suites disciplinaires et autres décisions. La décision-cadre rappelle que la sanction relève de la responsabilité de l’employeur (article L. 530-1 du CGFP cité) et que, pour les agents publics, la qualification doit s’appuyer sur les manquements aux obligations prévues par le CGFP, d’autres textes pouvant être visés s’il y a lieu. L’article L. 135-6 A prévoit que l’agent qui a procédé ou enjoint de procéder à des atteintes volontaires à l’intégrité physique, à des violences, à des menaces ou à des actes d’intimidation est passible d’une sanction disciplinaire ; Service Public indique la même conséquence pour les agissements de discrimination, de harcèlement et les agissements sexistes. Prévoyez enfin qui vérifiera la mise en œuvre des mesures et comment les agents signaleront une nouvelle difficulté : voir Suivi après enquête.

Questions fréquentes